Пять приёмов, которые помогут вести учёт так, чтобы налоговая не придралась

В начале года и к концу отчётных периодов у предпринимателей, фрилансеров и самозанятых часто возникает вопрос: "А всё ли я правильно учёл в своей бухгалтерии?" Ошибки в учёте доходов и расходов могут обернуться не только штрафами, но и блокировкой счетов. Чтобы этого избежать, важно выстроить систему контроля за финансами и соблюдать требования налоговой.

Почему важно вести учёт

ФНС активно использует автоматизированные системы анализа — данные из банков, онлайн-касс, маркетплейсов и платёжных сервисов сверяются с декларациями и отчётами. Несовпадения могут вызвать вопросы и даже привести к проверке.

Учёт доходов и расходов помогает:

• точно рассчитывать налоги;

• подтверждать расходы при проверках;

• контролировать прибыль и планировать развитие бизнеса;

• снижать налоговую нагрузку за счёт вычетов и льгот.

Определите форму учёта

В зависимости от вашего статуса и режима налогообложения порядок учёта будет разным:

• Самозанятые фиксируют доходы в приложении "Мой налог".

• ИП на УСН ведут книгу учёта доходов и расходов (КУДиР).

• Компании на ОСНО используют полноценный бухгалтерский учёт и декларации по НДС, налогу на прибыль и др.

Важно вести записи регулярно, а не откладывать на конец квартала — так проще исправить ошибки.

Какие документы сохранять

Даже при электронной отчётности "бумажный след" остаётся важным. Храните:

• договоры с клиентами и подрядчиками;

• акты выполненных работ или оказанных услуг;

• счета и счета-фактуры;

• кассовые и товарные чеки;

• банковские выписки.

Для подтверждения расходов обязательно, чтобы документ был оформлен по правилам: с реквизитами, подписью и печатью (если есть).

Цифровые инструменты

Сегодня вести учёт можно без толстых папок с бумагами. Подойдут:

• онлайн-бухгалтерии (Моё дело, Контур, Эльба);

• встроенные решения в банках;

• Excel или Google Sheets для небольшого объёма операций.

Главное — чтобы данные были полными и актуальными. Рекомендуется делать резервные копии и хранить их отдельно.

Сезонный совет

В конце года многие компании и ИП начинают "подбивать хвосты". Это повышает нагрузку и риск ошибок. Гораздо удобнее раз в месяц сверять все операции, закрывать акты и проверять, что документы в порядке. Весной, когда налоговая активнее проверяет отчётность за прошлый год, у вас уже будет полный комплект подтверждений.

Типичные ошибки, из-за которых приходят штрафы:

• Неучтённые поступления на счёт (особенно от физических лиц).

• Неправильная дата признания дохода или расхода.

• Отсутствие подтверждающих документов.

• Смешение личных и бизнес-операций.

Чтобы этого избежать, используйте отдельный банковский счёт для бизнеса и проверяйте, чтобы все операции были отражены в учёте.

Как реагировать на запросы налоговой

Если ФНС запросила пояснения или документы, отвечайте в срок и полностью. Игнорирование или затягивание ответа почти всегда приводит к доначислениям. Полный пакет учёта позволит быстро собрать всё необходимое и снять вопросы.

Вывод

Грамотный и регулярный учёт доходов и расходов — это не только способ спать спокойно, но и инструмент для роста бизнеса. Чем раньше вы наладите систему, тем меньше шансов, что налоговая застанет вас врасплох.